ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету

20.03.2019 № 93

ПОЛОЖЕННЯ

про інформаційну систему "Реєстр територіальної громади міста Глухова"

 І. Загальні положення

  1. Положення про інформаційну систему «Реєстр територіальної громади міста Глухова» (далі - Положення) визначає завдання, структуру та склад інформаційної системи «Реєстр територіальної громади міста Глухова» (далі - РТГГ).
  2. Правовою основою діяльності РТГГ є закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» та інші нормативно-правові акти.
  3. У цьому Положенні терміни вживаються в значеннях, наведених у законах України «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні».

ІІ. Завдання РТГГ

  1. Завданням РТГГ є забезпечення органів реєстрації, на які покладені функції реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб на території міста Глухова, засобами автоматизації процесів формування та ведення реєстру територіальної громади міста Глухова відповідно до вимог нормативно-правових актів України, актуалізації даних в Єдиному державному демографічному реєстрі, обміну відомостями між реєстрами інших територіальних громад України у частині реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці.
  2. Призначення РТГГ - інформаційно-довідкове та організаційно-технологічне забезпечення процесів реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи, що здійснюється органами реєстрації в місті Глухові.
  3. РТГГ забезпечує:

1) зберігання персональних даних, що внесені до РТГГ, та їх відображення за встановленою формою;

2) формування та друк заяви-анкети про реєстрацію / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

3) формування та друк відмови у здійсненні реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

4) перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Державного реєстру виборців;

5) формування та друк заяви-анкети для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру;

6) взаємопов'язаний пошук за атрибутами, відображення в інтерфейсі результатів, друк списку чи картки;

7) коригування даних, перереєстрацію місця проживання/перебування фізичних осіб та скасування реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

8) збирання, підготовку, введення інформації (даних) з первинних документів та сканованих документів;

9) перевірку факту реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах обслуговування реєстру;

10) пошук інформації про фізичну особу за базою даних РТГГ;

11) формування та друк за встановленими формами звітів, довідок, карток, повідомлень тощо;

12) формування єдиної бази даних для зберігання, обробки та використання інформації щодо обліку осіб, які проживають/перебувають на території міста Глухова;

13) автоматизацію процесів реєстрації / зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

14) взаємодію з Єдиним державним демографічним реєстром, реєстрами інших територіальних громад;

15) пошук та обробку даних за будь-якими критеріями та фільтрами, автоматизоване формування довідок та інформаційно-аналітичних звітів.

ІІІ. Інформаційні ресурси РТГГ

  1. Інформаційні ресурси РТГГ - база даних, призначена для зберігання, обробки, використання інформації, що створюється, ведеться та актуалізується органом реєстрації для обліку фізичних осіб, які проживають на території міста Глухова.
  2. Інформація, що обробляється в РТГГ, є власністю територіальної громади міста Глухова і підлягає захисту в установленому порядку.
  3. Порядок обробки і захисту персональних даних, що містяться у РТГГ, визначається володільцями, розпорядниками персональних даних самостійно відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" з урахуванням наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року N 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних".

ІV. Суб'єкти РТГГ

  1. Суб'єктами РТГГ є:

власник РТГГ;

розпорядник РТГГ;

адміністратор РТГГ;

адміністратор безпеки РТГГ;

користувачі РТГГ.

  1. Власником РТГГ є територіальна громада міста Глухова.
  2. Розпорядником РТГГ є відділ ведення Реєстру територіальної громади Глухівської міської ради.

Завдання розпорядника - вирішення організаційних питань щодо забезпечення формування та ведення бази даних РТГГ, надання доступу до інформації, що обробляється в РТГГ, прийняття управлінських рішень стосовно розвитку і вдосконалення РТГГ, а також інші завдання, передбачені законодавством.

  1. Адміністратор РТГГ – Державна міграційна служба в Сумській області відповідає за функціонування та експлуатацію РТГГ. Завдання адміністратора РТГК - організація виконання функцій контролю за дотриманням правил, процедур, технології обробки інформації в РТГК, розгортання та налаштування робочих місць користувачів, адміністрування облікових записів користувачів згідно із заявками розпорядника РТГК (у форматі прізвище, ім'я, по батькові, посада, індивідуальний податковий номер), надання консультацій та технічної підтримки користувачам РТГК. Адміністратор безпеки РТГК – Державна міграційна служба в Сумській області, яке відповідає за захист інформаційних ресурсів та дотримання вимог політики безпеки в РТГК.
  2. Користувачі РТГГ - службові/посадові особи розпорядника РТГГ, державні органи, підприємства та установи, які в установленому порядку отримали відповідне право доступу до інформації РТГГ у зв'язку з виконанням службових/посадових обов'язків.
  3. V. Функціонування та технічний захист РТГГ
  4. Організаційні заходи щодо формування, ведення і підтримання в актуальному стані РТГГ здійснюються відділом ведення Реєстру територіальної громади Глухівської міської ради.
  5. Прийняття взаємоузгоджених управлінських рішень стосовно розвитку та вдосконалення РТГГ здійснюється спільно з відділом ведення Реєстру територіальної громади Глухівської міської ради.
  6. Оснащення технічними та технологічними засобами базується на використанні сучасних інформаційних технологій, засобів комп'ютерної техніки, телекомунікаційного обладнання, загальносистемного та прикладного програмного забезпечення. Робочі місця користувачів РТГГ повинні бути об'єднані єдиною телекомунікаційною мережею.
  7. Інформаційне забезпечення базується на цілісності та несуперечливості інформації РТГГ, що забезпечується використанням визначеного програмного забезпечення, єдиної технології обробки та обміну даними, типовою структурою даних та правилами їх інтеграції, уніфікованою системою класифікації, кодування та контролю інформації.

Рішення щодо здійснення доопрацювання, розробляння та внесення змін до програмного забезпечення РТГГ приймається адміністратором РТГГ відповідно до вимог розпорядника РТГГ за участі розробника програмного забезпечення РТГГ.

  1. Захист інформаційних ресурсів РТГГ здійснюється шляхом створення та забезпечення функціонування комплексної системи захисту інформації (далі - КСЗІ) з підтвердженою відповідністю. Підтвердження відповідності здійснюється за результатами державної експертизи у порядку, визначеному вимогами Положення про державну експертизу у сфері технічного захисту інформації, затвердженого наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 16 травня 2007 року N 93, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 липня 2007 року за N 820/14087.

КСЗІ забезпечує захист інформаційних ресурсів (бази даних) РТГГ шляхом впровадження комплексу технічних, криптографічних, організаційних та інших заходів і засобів захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого ознайомлення з нею та/або її модифікації.

Завданням КСЗІ РТГГ відповідно до нормативних документів з технічного захисту інформації є забезпечення встановленої політики безпеки та реалізація необхідних організаційних, інженерно-технічних заходів і програмно-технічних засобів захисту, ефективне протистояння ймовірним загрозам інформаційним ресурсам РТГГ з надання основних функціональних послуг безпеки: конфіденційності, цілісності, доступності, спостережливості.

VІ. Структура РТГГ

  1. Визначення технічних та програмних засобів, що входять до складу РТГГ, їх функціональних можливостей, кількості, порядку та строків експлуатації здійснюється адміністратором РТГГ у співпраці із розробником програмного забезпечення РТГГ.

Користувачі РТГГ зобов'язані дотримуватися заходів безпеки під час експлуатації технічних засобів складових РТГГ.

  1. Складовими РТГГ є:

центральна підсистема;

програмно-апаратні комплекси;

телекомунікаційна мережа;

комплексна система захисту інформації.

  1. Центральна підсистема РТГГ - це сукупність програмно-технічних засобів, призначених для обробки та збереження інформації, які забезпечують:

1) обробку (введення, записування, зберігання, знищення, приймання та передавання) інформації та формування бази даних;

2) створення, накопичення і зберігання реєстраційних карток документів та їх електронних копій;

3) коригування інформації, що міститься в РТГГ, з можливістю її друку;

4) пошук відомостей в РТГГ за даними про фізичну особу;

5) надання користувачам відповідно до їх повноважень доступу до інформації, що зберігається в РТГГ;

6) архівування даних;

7) обмін інформацією між розпорядниками РТГГ із використанням захищеної технології;

8) моніторинг стану інформаційного обміну між складовими РТГГ, а також системних журналів аудиту роботи користувачів, програмних і технічних засобів;

9) захист інформації під час її обробки в РТГГ.

  1. До складу центральної підсистеми РТГГ входять:

основний та резервний сервери баз даних;

сервер імпорту зовнішніх даних;

WEB-сервери;

засоби захисту інформації;

автоматизовані робочі місця користувачів системи.

  1. Технічні засоби, програмне забезпечення, що входять до складу РТГГ, технічна та експлуатаційна документація на них, дійсні повні й умовні найменування є відкритою інформацією.
  2. Для створення РТГГ використовується програмне забезпечення «Автоматизована система. Реєстр територіальних громад».

VІІ. Використання та доступ до інформаційних ресурсів РТГГ.

  1. Доступ до інформації, що міститься у РТГГ, здійснюється з дотриманням вимог законів України «Про інформацію», «Про захист персональних даних» та «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні».
  2. Доступ до інформаційних ресурсів РТГГ здійснюється безпосередньо з робочих місць користувачів РТГГ виключно авторизовано, із збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит, та час такого запиту.
  3. Користувачам РТГГ надається доступ до інформації, що міститься у РТГГ, відповідно до їх прав, визначених розпорядником РТГГ відповідно до законів України та функціональних обов'язків.

За погодженням з відділом ведення Реєстру територіальної громади Глухівської міської ради створюються відповідні групи користувачів РТГГ із наданням їм різних прав доступу до інформації РТГГ. Групи користувачів, що безпосередньо не формують РТГГ, можуть переглядати інформацію про особу за умови внесення до пошукової форми її ідентифікаційних даних.

  1. Користувачі РТГГ використовують інформацію, що обробляється в РТГГ, тільки зі службовою метою відповідно до покладених службових/посадових обов'язків та в установленого порядку. Така інформація не підлягає поширенню та передаванню іншим особам, крім випадків, передбачених законодавством.
  2. Користувачі РТГГ відповідають за достовірність інформації, що вводиться ними до РТГГ, та зобов'язані дотримуватися законодавства про інформацію.
  3. Контроль за дотриманням вимог щодо обробки інформації здійснює розпорядник РТГГ.
  4. Технічне обслуговування і супровід мережевого устаткування, апаратних та програмних засобів РТГГ організовується адміністратором РТГГ.

VІІІ. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку РТГГ

  1. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку РТГГ здійснюється відповідно до кошторисного призначення бюджету.